Sachbezugskarte SWAN – Infrastruktur, Kontostruktur und datenschutzrechtliche Einordnung

Kurzfassung:
Mehrere Sachbezugskarten in Deutschland basieren auf der Infrastruktur des E-Geld-Instituts SWAN. Steuerlich relevant ist hier nicht eine IBAN pro Mitarbeiterkarte – sondern die Open-Loop-Ausgestaltung und die datenschutzrechtliche Transparenz im Banking-Portal.

Was ist SWAN?

Swan ist ein europäisches E-Geld-Institut (EMI), das Banking-as-a-Service-Infrastruktur bereitstellt.

SWAN stellt unter anderem bereit:

  • Arbeitgeberkonten (mit IBAN)
  • Mastercard-Debitkarten
  • Zahlungsverkehrsinfrastruktur
  • regulatorische Einbindung als E-Geld-Institut

Mehrere deutsche Benefit-Anbieter nutzen diese Infrastruktur für ihre Sachbezugskarten.

Sachbezugskarte SWAN mit Arbeitgeberkonto und Open-Loop-Struktur

Welche Anbieter nutzen SWAN?

Zu den Anbietern, die auf SWAN-Infrastruktur basieren, gehören unter anderem:

  • Become1
  • Regional Hero
  • Guud
  • Recardy
  • Hrmony

Die technische Basis ist vergleichbar.
Unterschiede bestehen primär in Positionierung, Service, Plattformintegration und Gebührenstruktur.

Kontostruktur bei SWAN: Keine IBAN pro Karte

Im marktüblichen SWAN-Modell gilt:

  • Der Arbeitgeber ist Kontoinhaber.
  • Das E-Geld-Institut führt ein Konto auf den Namen des Arbeitgebers.
  • Die Mitarbeitenden erhalten Karten, aber kein eigenes Bankkonto.
  • Es existiert regelmäßig keine individuelle IBAN pro Karte.

Damit unterscheidet sich das Modell von Strukturen, bei denen jede Mitarbeiterkarte eine eigene IBAN besitzt.

Aus steuerlicher Sicht ist das relevant:

Das BMF-Schreiben vom 15.03.2022 (Tz. 24) betrifft ausdrücklich Karten mit eigener IBAN.
Da bei SWAN die IBAN dem Arbeitgeberkonto zugeordnet ist, entsteht hier kein unmittelbarer Widerspruch zu dieser Verwaltungsauffassung.

Die steuerliche Prüfung konzentriert sich daher stärker auf:

  • die ZAG-Beschränkung (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG)
  • die Einhaltung der 50-€-Freigrenze
  • die technische Open-Loop-Beschränkung

Open Loop: Struktur statt Händlernetz

SWAN-basierte Karten arbeiten mit einer Mastercard-Debitstruktur.

Die Beschränkung erfolgt systemseitig hauptsächlich über Postleitzahlen-Filter, nicht über ein geschlossenes Händlernetz, mit denen spezielle Verträge abgeschlossen wurden.

Damit gehören diese Karten strukturell zu den:

Open-Loop-Modellen mit technischer Einschränkung.

Der Unterschied zu klassischen Closed-Loop-Anbietern (z. B. Edenred oder Pluxee) liegt in der technischen Steuerung der Einlösung.

Datenschutz: Ein oft unterschätzter Aspekt

Eine Besonderheit bei SWAN-basierten Modellen ist das Banking-Portal.

Da der Arbeitgeber Kontoinhaber ist, kann er sich im Portal anmelden und erhält Zugriff auf:

  • das zentrale Arbeitgeberkonto
  • Kartenbewegungen
  • Transaktionsübersichten

Je nach Ausgestaltung können dabei sichtbar sein:

  • Händlername
  • Betrag
  • Datum
  • ggf. weitere Transaktionsdetails

Hier entsteht ein datenschutzrechtlich sensibler Bereich.

Denn:

Wenn nachvollziehbar ist, dass ein Mitarbeitender regelmäßig bei bestimmten Händlern einkauft (z. B. Apotheke oder spezielle Fachgeschäfte), können Rückschlüsse auf persönliche Lebensumstände möglich sein.

Arbeitgeber sollten daher prüfen:

  • Welche Daten sind technisch einsehbar?
  • Werden nur aggregierte Werte oder Einzeltransaktionen angezeigt?
  • Ist der Betriebsrat einzubeziehen?
  • Wie ist die Verarbeitung vertraglich geregelt?
  • Wie wird die Transparenz gegenüber Mitarbeitenden hergestellt?

Steuerliche Konformität ersetzt keine datenschutzrechtliche Prüfung.

Worin unterscheiden sich Become1, Hrmony, Guud & Co.?

Da die Infrastruktur identisch ist, liegen Unterschiede vor allem in:

  • regionaler Ausrichtung
  • Nachhaltigkeitspositionierung
  • Plattform & Nutzeroberfläche
  • Service & Support
  • Integration weiterer Benefits

Die Karte ist die technische Basis.
Die strategische Frage ist die Einbettung in die eigene Benefit-Architektur.

Wann ist eine Alternative zu einer Sachbezugskarte auf Basis von SWAN sinnvoll?

SWAN bietet eine flexible Banking as a Service Infrastruktur, auf der selbst Unternehmen mit wenig Softwareentwicklern schnell eigene Produkte entwickeln können.

Eine Alternative zu einer SWAN-basierten Sachbezugskarte kann sinnvoll sein, wenn:

  • ein Closed-Loop-Modell bevorzugt wird
  • Datenschutzaspekte anders gewichtet werden

Hier geht es weniger um Marken –
sondern um Struktur.

Fazit

Eine Sachbezugskarte auf SWAN-Basis ist technisch marktüblich und ZAG-konform ausgestaltbar.

Für Arbeitgeber entscheidend sind jedoch:

  • Open-Loop-Struktur
  • datenschutzrechtliche Transparenz
  • interne Governance
  • langfristige Benefit-Strategie

Wer die Infrastruktur versteht, entscheidet fundierter.

FAQ – Sachbezugskarte SWAN

Haben SWAN-Karten eine eigene IBAN pro Mitarbeiter?

Nein. Die IBAN ist dem Arbeitgeberkonto zugeordnet. Die einzelnen Karten verfügen regelmäßig nicht über eine eigene IBAN.

Ist das Open-Loop-Modell steuerlich zulässig?

Ja, sofern die ZAG-Beschränkung eingehalten und die 50-€-Freigrenze korrekt umgesetzt wird.

Welche Anbieter nutzen SWAN?

Unter anderem Become1, Regional Hero, Guud, Recardy und Hrmony.

Ist das Open-Loop-Modell riskant?

Nicht per se. Es erfordert jedoch eine saubere technische und organisatorische Ausgestaltung.

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