Sachbezugskarte in der Lohnabrechnung: Lohnarten in DATEV und laufende Kontrolle

Wie wird die Sachbezugskarte in der Lohnabrechnung (DATEV) abgebildet?

Bei der Sachbezugskarte ist in der Lohnabrechnung ist zunächst zu unterscheiden, welche Art von Leistung konkret auf die Karte geladen wurde:

• laufender monatlicher Sachbezug bis 50 €
• Aufmerksamkeit zu einem persönlichen Anlass (60 € Regel)
• pauschal versteuerte Sachprämie nach § 37b EStG (max. 10.000 € jährlich)

Diese drei Fälle sind lohnsteuerlich und sozialversicherungsrechtlich in der Lohnabrechnung unterschiedlich zu behandeln.

Die allgemeinen steuerlichen Grundlagen werden hier ausführlich dargestellt:

👉 Sachbezug Lohnarten (Grundlagen)

👉 Voraussetzungen: Wann ist Sachbezugskarte steuerfrei

Diese Seite behandelt ausschließlich die kartenspezifische Umsetzung in DATEV und den organisatorischen Ablauf.

1️⃣ Monatlicher Sachbezug – in DATEV typischerweise über Stammdaten

Der monatliche 50-€-Sachbezug wird in DATEV typischerweise als monatlich wiederkehrender Bezug hinterlegt.

Typische Lohnarten:

• DATEV Lohn und Gehalt: 2480 „Sachbezug, st/sv-frei“
• DATEV LODAS: 869 „Sachbezug stf+sv-frei“

Die Hinterlegung in den Stammdaten ist sinnvoll, wenn:

• der Betrag monatlich gleich bleibt
• der Benefit dauerhaft gewährt wird
• keine Sonderfälle vorliegen

Der Monat der Aufladung wird damit in DATEV automatisch dokumentiert.

Wichtig: Stammdaten ersetzen keine Kontrolle

Die dauerhafte Hinterlegung in den Stammdaten ist bequem – aber sie ersetzt nicht die fachliche Prüfung.

In der DATEV-Community wird regelmäßig darauf hingewiesen, dass bei:

• Teilmonaten
• Mutterschutz
• Elternzeit
• längerer Krankheit
• unbezahlter Freistellung

automatische Kürzungen oder ungewollte Weiterzahlungen auftreten können.

Hier wird in der Praxis häufig mit Bewegungsdaten oder angepassten Lohnarteneinstellungen gearbeitet.

Details zur Freigrenze des monatlichen Sachbezugs:
👉 50-€-Freigrenze für Sachbezüge

2️⃣ Aufmerksamkeiten – nicht als Dauerlohnart behandeln

Anders ist es bei Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen, also zum Beispiel:

• Geburtstag
• Hochzeit
• Geburt eines Kindes
• Dienstjubiläum
• Ruhestand

Diese Leistungen sind keine monatlich wiederkehrenden Leistungen, sondern anlassbezogen. Genau deshalb sollten sie nicht als dauerhafte Stammdaten-Lohnart hinterlegt werden.

Die Kernfrage ist, ob steuerfreie Aufmerksamkeiten überhaupt über die Lohnabrechnung des Mitarbeiter abgerechnet werden müssen.

In der DATEV-Community wird überwiegend die Auffassung vertreten, dass steuerfreie Aufmerksamkeiten nach R 19.6 LStR nicht zwingend über die Lohnabrechnung laufen müssen. Eine Dokumentation der Aufmerksamkeiten sollte jedoch aus Gründen der Nachvollziehbarkeit in der Personalablage erfolgen.

Hierzu ein passender Beitrag in der DATEV-Community:
🔗 steuerfreie Aufmerksamkeiten in der Lohnabrechnung (DATEV-Community)

Alternativ kann eine eigene Lohnart (z. B. 2507 Sonstiger Sachbezug) verwendet werden – hier ist jedoch sorgfältig zu prüfen, ob keine Vermischung mit der 50-€-Freigrenze entsteht.Eventuelle Hinweise zum Überschreiten der Sachbezugsfreigrenze sind entsprechend zu prüfen und zu beurteilen.

Auch in DATEV-Hilfen zu Beispielen für Lohn und Gehalt wird der Fall „Geburtstagsgeschenk unter bzw. über 60 €“ ausdrücklich behandelt.

Entscheidend ist:

• Aufmerksamkeiten sind anlassbezogen
• sie fallen nicht unter die monatliche 50-€-Freigrenze
• sie dürfen nicht automatisch mit dem laufenden Sachbezug addiert werden

Vertiefung:
👉 Aufmerksamkeiten bei Gutscheinen und Karten

3️⃣ Sachprämien nach § 37b EStG – eigene Abrechnungslogik

Wird die Sachbezugskarte für Incentives oder Verkaufsprämien genutzt, greift häufig § 37b EStG.

Hier handelt es sich nicht um den normalen steuerfreien Sachbezug, sondern um eine pauschal versteuerte Sachzuwendung.

Die pauschale Steuer beträgt:

• 30 % Lohnsteuer
• zzgl. Solidaritätszuschlag
• ggf. Kirchensteuer

Die Prämie ist für den Arbeitnehmer steuerfrei, unterliegt aber der pauschalen Versteuerung durch den Arbeitgeber.

Grundlagen zur Sachprämie:
👉 Sachprämie für Mitarbeiter und Arbeitgeber nach § 37b EStG

Bis zu 10.000 € jährlich dürfen Mitarbeiter als Sachprämie erhalten, wobei nach aktueller Rechtsprechung davon auszugehen ist, dass die Gebühren der Aufladung dabei zu berücksichtigen sind.

Zu unterscheiden sind zwei Varianten – je nachdem, ob der Arbeitgeber dabei den SV-Beitrag des Mitarbeiters übernimmt:

Variante A – Mitarbeiter und Arbeitgeber tragen SV-Beitrag gemeinsam

Die Abrechnung von Brutto-Sachzuwendungen mit 30% Pauschalversteuerung und SV-Beitrag als sonstiger Bezug ist die

Lohnart 2740 Sachzuwendung, p. St., SV-pfl.

zu verwenden.

Dadurch werden die Sachzuwendungen in der Lohnabrechnung im Brutto-Teil ausgewiesen. Sie werden mit 30% pauschal versteuert (zzgl. Solidaritätszuschlag) und in der Sozialversicherung als sonstiger Bezug berechnet. Mit dem Netto-Abzug 9011 wird der Betrag automatisch abgezogen.

Variante B – Arbeitgeber übernimmt SV-Beitrag und Steuer vollständig

Wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter die Sachprämie ohne Abzüge beim Mitarbeiter gewähren möchte, wird es in der Lohnabrechnung so gelöst, dass die Übernahme der SV-Beiträge ein zusätzlicher geldwerter Vorteil ist. Dieser ist als Geldleistung individuell zu versteuern. Diese individuelle Versteuerung des geldwerten Vorteils kann ebenfalls vom Arbeitgeber übernommen werden.

Wenn der Arbeitgeber alle SV-Beiträge und Steuern übernehmen möchte, sind folgende Lohnarten zu verwenden:

• 2770 – Sachzuwendung, nto, p.St.,SV-pflichtig sowie die daraus resultierenden Folgelohnarten
• 2780 – Übern. AN-SV aus Sachzuwendung
• 2790 – Übern. Steuer aus AN-SV, Sachzuw

Der unter der Lohnart 2770 gebuchte Betrag wird dem (SV-) Gesamtbrutto hinzugerechnet und anschließend als Nettoabzug berücksichtigt. Die Versteuerung erfolgt pauschal mit 30 %; sozialversicherungsrechtlich wird der Betrag als einmalig gezahltes Entgelt behandelt und entsprechend abgerechnet.

Übernimmt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge, erfolgt eine interne Hochrechnung, mit der die auf die Sachzuwendung entfallenden Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung automatisch berechnet werden. Diese übernommenen Beiträge werden über die Lohnart 2780 separat ausgewiesen.

Da die Übernahme der Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung durch den Arbeitgeber als zusätzlicher geldwerter Vorteil gilt, unterliegt dieser der individuellen Lohnversteuerung. Steuerlich wird der daraus resultierende Vorteil als sonstiger Bezug behandelt; sozialversicherungsrechtlich erfolgt die Abrechnung als einmalig gezahltes Entgelt.

Übernimmt der Arbeitgeber auch die Steuer, wird der dafür entstehende Steuerabzug automatisch hochgerechnet. Der ermittelte Betrag wird über die Lohnart 2790 ausgewiesen und steuerlich als sonstiger Bezug behandelt.

Das ist lohnsteuerlich komplex und darf nicht mit dem 50-€-Sachbezug vermischt werden.

Vertiefung:
👉 Lohnabrechnung der Sachprämie nach § 37b EStG

Weitere Möglichkeit

Darüber hinaus gibt es auch laut DATEV Help Center auch die Möglichkeit, die pauschale Lohnsteuer für Sachzuwendungen an eigene Mitarbeiter über die Nebenbuchführung (z.B. über das Benefit-Portal) zu erfassen:
🔗 Steuerbeträge aus Nebenbuchführungen – DATEV Hilfe-Center

Praktische Konsequenz

Pauschal versteuerte Sachprämien sollten deshalb:

• nicht mit der normalen Sachbezugs-Lohnart für 50 € laufen
• nicht in dieselbe monatliche Stammdatenlogik eingeordnet werden
• als gesonderter Vorgang behandelt werden

👉 Sachbezugskarte geldwerter Vorteil

4️⃣ DATEV prüft nicht alles automatisch

Wenn in DATEV bei der steuerfreien Sachbezugs-Lohnart mehr als 50 € erfasst werden, erfolgt nicht automatisch eine „intelligente“ korrekte Umstellung auf die steuerpflichtige Behandlung. DATEV gibt in diesem Fall einen Hinweis, aber die richtige lohnsteuerliche Behandlung und Auswahl der zutreffenden Lohnart muss weiterhin bewusst gesteuert werden.

🔗 Mehr als 50 EUR in Lohnart „2480 Sachbezug, st/sv-… – DATEV-Community – 481284

Das ist für die Praxis entscheidend.

Vor jedem Monatslauf sollte geprüft werden

• läuft nur der normale Sachbezug?
• gibt es im selben Monat weitere Sachbezüge?
• liegt eine Aufmerksamkeit vor?
• wurde eine Sachprämie nach § 37b gewährt?
• ist die 50-€-Freigrenze überschritten?

5️⃣ Was gehört in die Stammdaten – und was nicht?

Die einfachste Grundregel lautet:

In die Stammdaten

• laufender, regelmäßiger Sachbezug
• gleichbleibender Monatsbetrag
• standardisierte monatliche Gewährung

Nicht in die Stammdaten

• Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen
• einmalige Sachprämien
• Sonderfälle mit abweichender steuerlicher Logik
• unregelmäßige Sonderaufladungen

Aufmerksamkeiten und pauschal versteuerte Sachprämien gehören damit regelmäßig nicht in eine dauerhafte Monatslogik, sondern in einen gezielt gepflegten Einzelvorgang.

6️⃣ Mutterschutz, Elternzeit, Krankheit, Austritt – typische Fehlerquellen

Gerade bei personellen Änderungen entstehen viele Fehler nicht in DATEV selbst, sondern im Prozess davor.

Das gilt insbesondere bei:

• Mutterschutz
• Elternzeit
• längerer Krankheit
• Eintritt oder Austritt
• unbezahlter Freistellung

Wenn der monatliche Sachbezug in den Stammdaten hinterlegt ist, muss aktiv geprüft werden:

• soll der Benefit weiterlaufen?
• muss er pausiert werden?
• ist eine Anpassung über Bewegungsdaten nötig?
• muss die Abrechnungslogik im Teilmonat geändert werden?

7️⃣ Prozess-Check vor jedem Monatslauf

Ein strukturierter Monatsprozess kann Fehler deutlich reduzieren:

1. Stammdaten-Check
2. Anlass-Check (Geburtstag, Jubiläum?)
3. Prämien-Check
4. Status-Check (Mutterschutz, Austritt?)
5. Freigrenzen-Check

Gerade bei Kombination mehrerer Benefits reicht es nicht mehr, nur „eine Lohnart zu kennen“.

8️⃣ Automatisierung und Kontrolle der Aufladungszahlungen

Neben der Buchung im Lohnabrechnungsprogramm ist auch die Aufladung der Sachbezugskarten und damit die Bezahlung zu betrachten.

Eine möglichst automatisierte Zahlung ist sinnvoll, wenn der Benefit-Anbieter das unterstützt – etwa per SEPA-Lastschrift oder einem festen wiederkehrenden Zahlungsworkflow.

Wichtig ist neben dem Zahlungsmedium auch ein sauberer Prozess:

• fester Aufladezeitpunkt
• definierte Verantwortlichkeit
• klare Freigrenzenkontrolle
• Statusprüfung bei personellen Änderungen
• abgestimmte Übergabe an Payroll
• regelmäßige Kontrolle der Zahlungen mit den Aufladeinformationen sowie mit den Daten in der Lohnabrechnung

👉 Sachbezugskarte richtig buchen (SKR03 bzw. SKR04)

9️⃣ Kontoauszug, Transaktionsübersicht & Dokumentationspflicht

Im Vergleich zu anderen Sachbezügen kommen in der Lohnabrechnung bei der Sachbezugskarte weitere Punkte hinzu:

• monatliche Aufladung
• ggf. Sonderaufladung
• Transaktionsübersicht
• Kartenkonto beim E-Money-Institut

Hier stellen sich in der Praxis mehrere Fragen:

• Muss der Arbeitgeber jede einzelne Zahlung kontrollieren?
• Gehören die Beladungslisten in die Personalakten?
• Was tun mit dem Kontoauszug?
• Wie wird die steuerliche Einhaltung dokumentiert?

Was ist lohnabrechnungsrelevant – und was nicht?

Für die Lohnabrechnung entscheidend ist:

• Höhe der Aufladung
• Art der Leistung (50 €, Aufmerksamkeit, § 37b)
• richtige Lohnart
• Einhalten der Freigrenze

Nicht lohnabrechnungsrelevant sind in der Regel:

• einzelne Kartentransaktionen
• konkrete Einkaufsorte
• Zahlungszeitpunkte der Mitarbeitenden

Der Arbeitgeber schuldet keine Detailkontrolle des Konsumverhaltens – wohl aber die korrekte steuerliche Einordnung der Aufladung.

Welche Dokumentation sollte vorliegen?

Aus steuerlicher Sicht sollte nachvollziehbar sein:

• wann wurde welcher Betrag aufgeladen?
• welchem steuerlichen Tatbestand wurde er zugeordnet?
• welche Lohnart wurde verwendet?
• wurde die 50-€-Freigrenze eingehalten?

Bei § 37b zusätzlich:

• Höhe der Prämie
• pauschale Steuer
• ggf. Übernahme der SV-Beiträge
• korrekte Abbildung als sonstiger Bezug

Die reine Transaktionsliste des Kartenanbieters ersetzt diese Dokumentation nicht.

Zur Dokumentation der Beladung der Sachbezugskarten-Guthaben erhält der Arbeitgeber eine sogenannte Beladungsliste, wo die Beladung für jeden Mitarbeiter mit Betrag und Datum transparent nachvollzogen werden kann.

Der vom E-Money-Institut bereit gestellte Kontoauszug kann verwendet werden, um nachzuvollziehen, ob die Einzahlungen auf das Konto bzw. Aufladungen übereinstimmen.

👉 Sachbezugskarte Konto & IBAN

⚠️ Datenschutz & Kontoauszug

Ein sensibler Punkt in der Praxis:

Bei manchen Kartenanbietern können Arbeitgeber über Auszüge oder Admin-Zugänge indirekt nachvollziehen, wo Mitarbeitende regelmäßig einkaufen.

Das ist arbeitsrechtlich und datenschutzrechtlich sensibel.

Deshalb sollte geprüft werden:

• Welche Transaktionsdaten sind für den Arbeitgeber sichtbar?
• Besteht eine technische Möglichkeit zur Einschränkung?
• Wie ist die Rollen- und Rechtevergabe im Adminbereich geregelt?

Die steuerliche Dokumentationspflicht darf nicht zu einer unverhältnismäßigen Verhaltenskontrolle führen.

Abgleich zwischen Aufladung und Lohnabrechnung

In der Praxis bewährt sich ein monatlicher Abgleich:

1. Aufladeübersicht des Anbieters
2. Bewegungsdaten in DATEV
3. Stammdatenprüfung
4. Freigrenzenprüfung

Gerade bei Kombination von:

• laufendem Sachbezug
• Aufmerksamkeiten
• Sachprämien nach § 37b

ist dieser Abgleich entscheidend.

Organisatorischer Best Practice-Ansatz

Empfohlen wird:

• fester Aufladezeitpunkt
• klare Verantwortlichkeit (HR oder Payroll)
• definierter Monats-Check
• getrennte Dokumentation von § 8 und § 37b
• Ablage der Aufladeübersicht als Monatsnachweis

Nicht erforderlich ist hingegen eine dauerhafte Speicherung aller Einzeltransaktionen in der Personalakte.

Sobald mehrere Benefits parallel laufen, wird es anspruchsvoll

Die eigentliche Komplexität entsteht oft nicht durch die Sachbezugskarte allein, sondern durch die Kombination mehrerer Leistungen:

• laufender Sachbezug
• Aufmerksamkeit
• pauschal versteuerte Sachprämie
• Internetzuschuss
• weitere steuerfreie Benefits

Dann reicht es nicht mehr, nur „eine Lohnart zu kennen“.

Dann muss klar sein:

• was monatlich in Stammdaten läuft
• was anlassbezogen einzeln erfasst wird
• was unter § 37b fällt
• was auf die 50-€-Freigrenze angerechnet wird
• was separat behandelt werden muss

Gerade an diesem Punkt wird aus einer Einzelabrechnung eine Strukturfrage. Eine strukturierte Benefit-Lösung reduziert diese Risiken erheblich.

👉 Überblick – Mitarbeiterbenefits mit Steuervorteil fundiert einordnen

👉 Mitarbeiterbenefits zentral verwalten und buchen

Fazit

Der laufende monatliche Sachbezug wird in DATEV häufig mit 2480 (LuG) bzw. 869 (LODAS) abgebildet und eignet sich damit für die Stammdatenlogik.

Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen sollten nicht als monatlicher Dauerbestandteil in die Stammdaten, sondern anlassbezogen dokumentiert und regelmäßig nur im Lohnkonto aufgezeichnet werden.

Pauschal versteuerte Sachprämien nach § 37b EStG haben eine eigene lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Logik und sollten sauber getrennt behandelt werden; in der Praxis werden dafür in der DATEV-Community häufig 849 bzw. 843 genannt.

DATEV hilft bei Hinweisen, ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung durch HR, Payroll und Steuerberatung.

FAQ – Sachbezugskarte Lohnabrechnung