Sachbezugskarte Anbieter – Modelle, Unterschiede und Auswahl für Arbeitgeber

Was sind Sachbezugskarte Anbieter?

Sachbezugskarte Anbieter sind Unternehmen, die Arbeitgebern technische Systeme zur steuerfreien Abwicklung von Sachbezügen bis 50 € monatlich nach § 8 EStG bereitstellen.

Der Markt unterscheidet im Kern zwei Einlösestrukturen:

• Akzeptanzpartner-Modell (Closed Loop)
• Regional begrenztes Kreditkartenmodell (Open Loop)

Die gesetzliche Grundlage ist bei allen Anbietern identisch. Unterschiede bestehen vor allem in Einlösesystem, Vertragslaufzeit, Gebührenstruktur und organisatorischer Umsetzung.

👉 Sachbezugskarte – Definition und Überblick

Marktstruktur der Sachbezugskarte Anbieter

Bei Sachbezugskarten unterscheidet man zwei Modelle.

1️⃣ Akzeptanzpartner-Modell (Closed Loop)

Merkmale:

• Einlösung ausschließlich bei vertraglich gebundenen Partnerunternehmen
• direkte Vertragsbeziehungen zwischen Anbieter und Händlern
• eigenes, definiertes Händlernetz

Technische Einordnung:

Im Zahlungsverkehr spricht man hier von einem Closed-Loop-System. Die Karte funktioniert ausschließlich innerhalb eines geschlossenen Partnernetzwerks.

Praxiswirkung für Arbeitgeber:

• kontrolliertes Händlernetz
• regionale Unterschiede in der Partnerdichte
• Nutzbarkeit abhängig vom Standort

Typische Anbieter in diesem Modell:

• Pluxee (ehemals Sodexo)
• Edenred
• Spendit

2️⃣ Regional begrenztes Kreditkartenmodell (Open Loop)

Merkmale:

• Nutzung bei Mastercard-/Visa-Akzeptanzstellen innerhalb definierter Postleitzahlen
• keine direkte Vertragsbeziehung zu einzelnen Händlern
• technische Abwicklung über das offene Kreditkartennetz

Technische Einordnung:

Dieses Modell wird als Open-Loop-System bezeichnet. Händler sind indirekt über das Kreditkartennetz eingebunden.

Praxiswirkung:

• hohe Alltagstauglichkeit
• breite Händlerabdeckung
• geografische Begrenzung statt Partnerbindung

👉 Mit Sachbezugskarte wo einkaufen?
👉 Regionaler Sachbezug

Typische Anbieter mit Open-Loop-Struktur:

• givve
• Paycenter
• Become1

Infrastrukturpartner im Hintergrund: E-Geld-Institut

Sachbezugskartenanbieter nutzen spezialisierte E-Geld-Institute als technische Basis.

Bekannte Infrastrukturpartner von Open-Loop-Anbietern sind:

• SWAN
• PayCenter
• Solaris

Auf dieser Infrastruktur basierende Benefit-Anbieter sind unter anderem:

• Become 1
• hrmony (inkl. HelloBonnie)
• Probonio
• Regional Hero
• Guud
• Benefits Manager / Recardy
• YourBenefit
• Local Benefits

Wichtig: Infrastrukturpartner stellen die technische Karten- und Kontenarchitektur bereit. Mit Ausnahme von Paycenter sind sie häufig nicht selbst als Benefit-Anbieter gegenüber Arbeitgebern aktiv.

Warum viele Eigenschaften der Sachbezugskarte vom E-Geld-Institut abhängen

Viele Eigenschaften einer Sachbezugskarte werden nicht ausschließlich vom Benefit-Anbieter bestimmt, sondern maßgeblich von der zugrunde liegenden E-Geld-Infrastruktur.

Davon können unter anderem abhängen:

• Laufzeit der physischen Karte (z. B. 3 oder 5 Jahre)
• Verfügbarkeit einer virtuellen Karte
• Integration in Apple Pay oder Google Pay
• Möglichkeit eines individuellen Kartendesigns
• Art der Kontostruktur
• technische Schnittstellen

Da mehrere Anbieter auf derselben Infrastruktur aufbauen, ähneln sich die Produkte in diesen Punkten teilweise stark – auch wenn sie unter unterschiedlichen Marken auftreten.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Unterschiede liegen selten in der steuerrechtlichen Zulässigkeit der Karte als Sachleistung – eher in der Gestaltung der Lösung und dem Service.

👉 Laufzeit bei Sachbezugskarten

Strukturvergleich der Modelle

Hier wird eine Zusammenfassung der unterschiedlichen Einlösetrukturen der Modelle dargestellt:

Diese Systematik dient der Markttransparenz – nicht der Bewertung. Beide Modelle können die Anforderungen nach § 2 Absatz 1 Nr. 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) erfüllen.

👉 ZAG beim Sachbezug – begrenztes Netz und Zweckbindung

Kontostruktur, IBAN und Datenschutz – separates Prüfkriterium

Unabhängig vom gewählten Einlösesystem (Closed Loop oder Open Loop) sollten Arbeitgeber die Kontostruktur der Sachbezugskarte gesondert prüfen.

Dabei geht es nicht nur um Steuerrecht, sondern auch um Datenschutz und organisatorische Verantwortung.

Zentrale Prüfungsfragen

• Wer ist formeller Kontoinhaber des Abwicklungskontos?
• Gibt es individuelle IBANs pro Mitarbeitenden?
• Ist eine Überweisung auf die Karte möglich?
• Lassen sich Aufladungen automatisieren – inklusive SEPA-Lastschrift?
• Wie erfolgt die Dokumentation?
• Welche steuerlichen Auswirkungen ergeben sich daraus?
• Wie erfolgt die Transaktionsdokumentation?
• Wer kann welche Daten einsehen?

Gesetzliche Grundlagen

Für die steuerliche Einordnung sind insbesondere relevant:

• 👉 § 8 Absatz 1 Satz 3 Einkommensteuergesetz (EStG) – Abgrenzung zur Geldleistung
• 👉 § 2 Absatz 1 Nr. 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) – Beschränkung des Einlösenetzes

Eine Sachbezugskarte darf nach der aktuellen Verwaltungsauffassung (BMF-Schreiben vom 15.03.2022) insbesondere:

• keine Bargeldauszahlung ermöglichen
• keine eigene IBAN im Sinne eines frei nutzbaren Zahlungskontos haben
• keine Überweisungsfunktion bieten
• nicht für Devisen oder Kryptowährungen nutzbar sein

Die Beschränkung des Einlösenetzes wird hier ausführlich erläutert:
👉 Steuerrechtliche Bewertung der Sachbezugskarte nach ZAG

Datenschutz: häufig unterschätzter Aspekt

Neben der steuerrechtlichen Prüfung spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle.

Je nach technischer Kontostruktur kann es Unterschiede geben bei:

• Zugriffsmöglichkeiten auf Transaktionsdaten
• Ausgestaltung von Kontoauszügen
• Detailtiefe der Abrechnungsinformationen

In bestimmten Modellen kann über das Arbeitgeber-Abwicklungskonto nachvollziehbar sein, bei welchen Akzeptanzstellen regelmäßig Umsätze stattfinden.

Arbeitgeber sollten daher prüfen:

• Welche Transaktionsdaten sind einsehbar, z.B. über Kontoauszüge?
• Wie werden personenbezogene Daten verarbeitet?
• Wie wird die DSGVO-konforme Handhabung sichergestellt?

Eine sorgfältige Bewertung der Kontostruktur ist daher nicht nur steuerlich, sondern auch datenschutzrechtlich relevant.

Weitere Details zum Thema IBAN und Kontostruktur:
👉 Sachbezugskarte Konto & IBAN

Einordnung

Die Kontostruktur ist kein eigenes Marktmodell, sondern ein zusätzliches Prüfkriterium bei der Auswahl eines Sachbezugskarte Anbieters.

Gerade bei größeren Unternehmen oder sensiblen Branchen empfiehlt sich eine strukturierte Prüfung von Steuerrecht, ZAG-Vorgaben und Datenschutz gemeinsam.

Auswahlkriterien für Arbeitgeber – strukturiert prüfen statt nur vergleichen

Bei der Auswahl eines Sachbezugskarte Anbieters sollten Arbeitgeber nicht nur Preis und Einlösestruktur betrachten. Entscheidend sind mehrere Ebenen:

1. Einlösestruktur

• Closed Loop oder Open Loop?
• Wie praktikabel ist die Nutzung im Alltag?
• Wie viele und welche Einlösepartner in der Region?

2. Technische Infrastruktur

• Auf welchem E-Money-Institut basiert die Karte?
• Laufzeit der physischen Karte (3 oder 5 Jahre)?
• Virtuelle Karte verfügbar?
• Apple Pay / Google Pay integriert?
• Individuelles Kartendesign möglich?

Viele Eigenschaften hängen direkt von der zugrunde liegenden Infrastruktur ab – nicht vom Marketing des Anbieters.

3. Kontostruktur und Datenschutz

• Wer ist Kontoinhaber?
• Gibt es individuelle IBANs?
• Welche Transaktionsdaten sind einsehbar?
• Wie wird die DSGVO-konforme Verarbeitung sichergestellt?

Gerade bei sensiblen Branchen kann der Zugriff auf Transaktionsinformationen datenschutzrechtlich relevant sein.

4. Vertragslaufzeit und Bindung

• 3 oder 5 Jahre?
• Automatische Verlängerung?
• Wechselaufwand bei Anbieterwechsel?
• Restguthaben-Thematik?

5. Integration in Payroll & Steuerprüfung

• Wie einfach sind personelle Änderungen bei den Lösungen umzusetzen?
• Dokumentationsfähigkeit für Lohnsteuerprüfung
• Abstimmung mit Steuerberatung
• Revisionssichere Nachweise

6. Einführung & Kommunikation

• Unterstützung bei arbeitsrechtlicher Zusatzvereinbarung?
• Informationsmaterial für Mitarbeitende?
• Begleitung bei Einführung?
• Positionierung als Wertschätzung oder reine Formalität?

Gerade die Kommunikation entscheidet über Akzeptanz und wahrgenommenen Nutzen.
👉 Einführung und Kommunikation von Benefits auf benefit.cloud

Typische Fehler bei der Anbieterauswahl

• ausschließlicher Preisfokus
• fehlende Prüfung der Laufzeit
• keine Abstimmung mit Lohnabrechnung
• keine Berücksichtigung der Abläufe bei personellen Änderungen (z.B. Kündigung, Mutterschutz)
• fehlende arbeitsrechtliche Dokumentation
• unzureichende interne Kommunikation

Gerade die Einführung entscheidet darüber, ob die Sachbezugskarte als formale Zusatzleistung oder als echte Wertschätzung wahrgenommen wird.

👉 Unabhängige Begleitung bei Auswahl und Einführung

Einzelanbieter oder strukturierte Benefit-Architektur?

Ein Sachbezugskarte Anbieter deckt typischerweise einen einzelnen Benefit ab. Viele Sachbezugskarte Anbieter bieten inzwischen zusätzliche Benefits als Paket an – etwa:

• Essenszuschuss
• Internetzuschuss
• Sachprämien
• Bike-Leasing
• betriebliche Altersversorgung (bAV)

Das kann organisatorisch vorteilhaft sein:
Eine gebündelte Lösung erleichtert häufig die Koordination mit Lohnabrechnung, Steuerberatung und HR, da Prozesse und Schnittstellen zentral gesteuert werden.

Gleichzeitig entsteht eine wichtige Frage:
Sollen alle Benefits an einen einzelnen Anbieter gebunden sein – oder flexibel steuerbar bleiben?

Wer plant, mehrere Benefits zu kombinieren, sollte prüfen:

• Sind einzelne Leistungen separat austauschbar?
• Entstehen langfristige Vertragsbindungen?
• Bleibt die Steuerung bei HR – oder beim Produktanbieter?

Viele Arbeitgeber entscheiden sich bewusst für eine strukturierte, anbieterunabhängige Lösung, um sowohl organisatorische Effizienz als auch langfristige Flexibilität zu sichern.

👉 Steuerfreie Mitarbeiterbenefits – Einordnung & Überblick
👉 Zentrale Verwaltung mehrerer Benefits in einer App mit NettoBooster

Fazit

Der Markt der Sachbezugskarte Anbieter lässt sich im Kern in zwei Modelle einteilen: Akzeptanzpartner-Systeme (Closed Loop) und regional begrenzte Kreditkartenmodelle (Open Loop).

Steuerlich gelten für alle Anbieter dieselben gesetzlichen Rahmenbedingungen. Unterschiede entstehen in der praktischen Ausgestaltung: Einlösestruktur, technische Infrastruktur, Vertragslaufzeit, Nutzerfreundlichkeit, Datenschutz und organisatorische Umsetzung.

Für Arbeitgeber ist deshalb nicht die Frage entscheidend, welcher Anbieter „am meisten verspricht“, sondern welches Modell zur eigenen Organisation, zur Belegschaft und zu den langfristigen Benefit-Zielen passt.

Sobald mehrere Benefits kombiniert werden, wird aus einer Produktentscheidung eine Strukturentscheidung.

👉 Sachbezugskarte Vergleich
👉 Unabhängige Begleitung bei Auswahl und Einführung

FAQ – Sachbezugskarte Anbieter